Przechowywanie dokumentów księgowych i firmowych to nie tylko obowiązek, ale i kluczowy aspekt zarządzania biznesem. Długotrwałe prowadzenie historii finansowej oraz zabezpieczenie interesów firmy i klientów są ściśle związane z przestrzeganiem odpowiednich okresów przechowywania dokumentacji. Zapewnienie poprawnego przetwarzania i archiwizacji nie tylko dba o etykę zawodową, ale może również chronić przed ewentualnymi karami i komplikacjami prawnymi. W artykule przedstawimy, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe i firmowe oraz uświadamiamy przedsiębiorców na to, jak ważna jest ta wiedza dla prowadzenia udanego biznesu.
Okresy przechowywania dokumentów księgowych – podstawy
No dobrze, więc zaczynając od podstaw, długość przechowywania dokumentów księgowych zależy od rodzaju dokumentu i przepisów prawnych regulujących dany obszar. W przypadku Polski, najważniejszym źródłem informacji jest tutaj Ustawa o rachunkowości. Generalnie rzecz biorąc, większość dokumentów księgowych należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. Ale spokojnie, nie przejmujemy się tym teraz – poniżej przedstawię Wam bardziej szczegółowo te kategorie dokumentów księgowych oraz okresy ich przechowywania.
5 lat – podstawowy okres przechowywania dokumentów księgowych
Większość dokumentów związanych z rozliczeniami finansowymi firmy powinniśmy przechowywać przez okres 5 lat. Wśród nich znajdują się między innymi:
1. Dowody księgowe – faktury, rachunki, wyciągi bankowe itp.,
2. JPK (Jednolite Pliki Kontrolne) oraz wszelkie inne sprawozdania podatkowe,
3. Księgi rachunkowe, ewidencje i rejestry, zgodnie z przepisami prawa.
10 lat – dłuższy okres przechowywania dokumentów księgowych
Warto wiedzieć, że niektóre dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez dłuższy okres – aż 10 lat. Do tej kategorii należą takie dokumenty, jak:
1. Rozliczenia związane z dotacjami i pożyczkami z Unii Europejskiej,
2. Dokumenty dotyczące nieruchomości, np. umowy dzierżawy, kupna czy hipoteki,
3. Niektóre dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi oraz ochroną zdrowia.
Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe – podstawowe zasady
Teraz, kiedy już wiemy, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe, przyjrzyjmy się zasadom przechowywania dokumentów firmowych. Z regulacji prawa dotyczących prawa pracy wynika, że przechowywanie niektórych dokumentów firmowych musi trwać co najmniej 50 lat (np. karty ewidencji czasu pracy) lub nawet dożywotnio (w przypadku pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników). Jednak ogólna zasada to przechowywanie dokumentów przez okres 10 lat od zakończenia współpracy z pracownikiem, także w przypadku umów cywilnoprawnych (np. umowy o dzieło).
Ważne! Upewnij się, czy nie obowiązują Ciebie inne przepisy dotyczące przechowywania dokumentów
Miałem Wam przypomnieć, że na przykład dla osób prowadzących działalność w sektorach takich jak finanse czy telekomunikacja, mogą obowiązywać dodatkowe wymogi dotyczące przechowywania dokumentów wynikające z przepisów innych ustaw. Dlatego warto być pewnym, że znamy i przestrzegamy odpowiednich okresów przechowywania dokumentów księgowych i firmowych w naszej branży.
Zarządzanie dokumentacją firmową – kilka porad na koniec
Ostatnia rada ode mnie – abyście na bieżąco radzili sobie z zarządzaniem swoją dokumentacją firmową, warto systematycznie porządkować, segregować i archiwizować swoje dokumenty, nie tylko księgowe, ale i inne firmowe. To usprawni Wasze działania i zaoszczędzi sporo czasu, a także może uchronić przed nieprzyjemnościami związanymi z nieprawidłowym przechowywaniem dokumentów.
Mam nadzieję, że teraz już wiecie, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe oraz dokumenty firmowe, i że udało mi się przekazać Wam ważną wiedzę, którą warto znać prowadząc własny biznes.
Przemyślenia na temat czasu przechowywania dokumentów w firmie
Zastanawiając się nad okresem, przez jaki powinniśmy przechowywać dokumenty w biznesie, warto zwrócić uwagę na kluczowe wymogi prawne dotyczące tej problematyki. Przede wszystkim, normy czasu przechowywania dokumentów księgowych – zgodnie z polskim prawem podatkowym – są jasne i wynoszą 5 lat, licząc od zakończenia roku podatkowego, w którym dany dokument powstał.
Z kolei czas przechowywania dokumentów firmowych może być różny – zależy od rodzaju dokumentu, np. akta pracownicze czy dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Warto indywidualnie sprawdzić wymagania dotyczące poszczególnych rodzajów dokumentów i dostosować standardy archiwizacji. Dbając o odpowiednie przechowywanie danych, nie tylko spełniamy wymogi prawne, ale również rzeczywiście dbamy o porządek oraz wartość naszej firmy.
Refleksja nad potrzebą przechowywania dokumentów powinna dotyczyć m.in. odpowiedzialności za te dokumenty oraz dbałości o ochronę informacji zawartych w nich. Bez względu na to, czy przechowujemy dokumenty w formie tradycyjnej czy cyfrowej, warto zainwestować w ich ochronę oraz zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem, degradacją czy zniszczeniem. Pamiętajmy, że odpowiednie przechowywanie dokumentów ma istotne znaczenie zarówno dla naszego wizerunku, jak i prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
