Dokumenty księgowe mają ogromne znaczenie dla prowadzenia przedsiębiorstwa, gdyż wpływają na prawidłową rachunkowość, kontrolę finansów oraz obowiązki wobec organów podatkowych. Chociaż wiele osób wydaje się być świadoma tego, że dokumenty księgowe należy przechowywać przez określony czas, nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, jak długo trzymać konkretne rodzaje dokumentacji. W tym praktycznym poradniku rozwieją się wszelkie wątpliwości związane z terminami przechowywania tak ważnych dla firmy dokumentów.
Poznaj terminy przechowywania różnych rodzajów dokumentów księgowych
Terminy przechowywania dokumentów księgowych są różne w zależności od rodzaju dokumentu oraz rodzaju przedsiębiorstwa. Dlaczego to takie ważne? Przechowywanie dokumentów przez odpowiedni czas jest kluczowe dla zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz dla własnej wygody i zachowania porządku w firmie.
Podstawowy okres przechowywania – 5 lat
Zacznijmy od podstawy – zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym czy też ustawą o podatku VAT, powszechny okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi 5 lat. Obejmuje to deklaracje podatkowe, dowody księgowe, wyciągi bankowe oraz faktury. Warto jednak zwrócić uwagę, że niektóre rodzaje dokumentów mają inne okresy przechowywania.
Dłuższy okres przechowywania – 50 lat
W przypadku dokumentacji dotyczącej umów o pracę, dokumentów kadrowych oraz akt osobowych pracowników, okres przechowywania wydłuża się. Zgodnie z Kodeksem pracy, takie dokumenty powinny być przechowywane przez co najmniej 50 lat – tak długo, aby możliwe było ustalenie dokumentacji emerytalnej osób zatrudnionych. Warto o tym pamiętać, gdyż niezachowanie tych dokumentów przez wymagany czas może skutkować problemami z emeryturami byłych pracowników, a w konsekwencji nawet z żądaniami odszkodowań.
Rozliczenia z ZUS – 10 lat
Kolejna grupa dokumentów, które muszą być przechowywane przez dłuższy czas, to te związane z rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku sprawozdań, deklaracji, zaświadczeń oraz innych dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, przedsiębiorcy muszą przestrzegać okresu przechowywania wynoszącego 10 lat.
Umowy i dokumentacja zawierająca dane osobowe – 10 lat
Dokumenty zawierające informacje o danych osobowych klientów, które są przetwarzane przez przedsiębiorców, muszą być przechowywane przez co najmniej 10 lat od dnia zaprzestania przetwarzania danych. Taki okres przechowywania dotyczy także umów związanych z realizacją usług czy handlem z innymi firmami czy klientami indywidualnymi.
Dokumenty nieobjęte przepisami prawa
Mogą zdarzyć się także sytuacje, że niektóre dokumenty nie będą objęte wyżej wymienionymi przepisami prawa. Wówczas, można stosować zasadę pięcioletniego przechowywania jako zalecany okres, który sprawdza się w praktyce i daje czas na ewentualne dochodzenie swoich praw w sądzie.
Warto jednak podkreślić, że przedsiębiorcy powinni śledzić zmiany w przepisach, gdyż mogą wprowadzać one nowe wymogi dotyczące przechowywania dokumentów księgowych. Dlatego warto dbać o właściwą organizację dokumentacji oraz systematyczne aktualizowanie swojej wiedzy na temat obowiązujących przepisów.
Przechowywanie dokumentów księgowych – klucz do zachowania porządku
Dokumenty księgowe towarzyszą nam na co dzień, a ich prawidłowe przechowywanie jest niezwykle istotne dla funkcjonowania firmy oraz zgodności z obowiązującym prawem. Różne rodzaje dokumentów, a także odmienne potrzeby przedsiębiorców, sprawiają, że okres przechowywania dokumentów księgowych może wynosić od 5 do nawet 50 lat.
Podstawowy okres przechowywania obejmuje najczęściej spotykane dokumenty takie jak faktury czy wyciągi bankowe i wynosi 5 lat. Jednakże, w przypadku dokumentacji pracowniczej, takiej jak akta osobowe, okres przechowywania wydłuża się do 50 lat, zapewniając tym samym właściwą ochronę emerytalną pracowników. Rozliczenia z ZUS oraz dokumenty z danymi osobowymi to kolejna kategoria, która zobowiązuje do przechowywania przez 10 lat.
W kontekście różnorodności rodzajów dokumentów księgowych warto zastanowić się, w jaki sposób utrzymać porządek oraz kontrolę nad aktualnością przechowywanych dokumentów. Należy również pamiętać o śledzeniu zmian w przepisach, by nie przegapić ewentualnych nowych wymogów dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej. Odpowiednia organizacja i wiedza na temat obowiązujących przepisów są kluczem do sukcesu w zarządzaniu każdym przedsiębiorstwem. Zatem warto zadać sobie pytanie – czy nasze dokumenty księgowe są właściwie przechowywane i zabezpieczone na przyszłość?
